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La régularisation des charges locatives

Une fois par an, lorsque vous recevez du syndic les comptes annuels de copropriété, vous devez procéder à la régularisation des charges*. Cette  opération consiste à comparer les provisions des charges payées par le locataire avec celles réellement payées.

Cette régularisation présente un double avantage :

1) Permettre au débiteur des charges (locataire ou propriétaire suivant les cas) de s’acquitter de ses dettes.

Si le montant des dépenses liées aux charges récupérables est supérieur aux provisions payées par le locataire, ce dernier devra s’acquitter de la différence,

Inversement, si le montant les provisions payées par le locataire est supérieur aux charges réellement payées, le propriétaire devra s’acquitter de la différence.

2) Réévaluer le montant des provisions des charges pour l’année en cours.

Calcul du montant des charges locatives annuelles que votre locataire a consommé au cours de l’année (N-1)

Dans un 1er temps,  il est important de se munir des 4 documents suivants :

la taxe foncière de l’année (N-1), qui donne le montant de la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères,

le détail des charges de copropriété de l’année (N-1) communiqué par le syndic, qui détaille l’ensemble des charges par type et qui donne une vision claire sur leur répartition (la notion de quote-part y figure),

l’état de répartition qui détaille les tantièmes spéciaux** par grande famille de charges (données figurant par exemple dans le règlement de copropriété de l’immeuble),

la liste des charges récupérables par famille, notamment si le détail des charges de copropriété fourni par le syndic ne fait pas apparaître les charges récupérables.

 

Ensuite

1. Passer en revue chacune des lignes de l’état des charges de copropriété adressé par votre syndic et annoter les à chaque fois qu’il s’agit de charges récupérables. Dans certains cas, une colonne permet de faire figurer les charges récupérables. Dans le cas contraire, aidez-vous de la liste des charges récupérable.

 

2. Additionner les charges récupérables suivant les grandes familles du type : charges communes générales, charges chauffage, charges eau froide, charges ascenseur.

 

3. Identifier au moyen du règlement de copropriété les tantièmes spéciaux, permettant les répartitions des charges entre les copropriétaires. Dans l’exemple du tableau ci-dessous, l’appartement correspondant au lot 3 devra régler 167/1000 des charges générales, 156/1000 des charges liées à l’escalier, 181/1000 des charges de chauffage et 167/1000 des charges d’eau froide.

 

4. Identifier le montant de la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères que vous retrouverez sur votre avis d’imposition de la taxe foncière de l’année (N-1).

 

5. Compléter le modèle de régularisation des charges. Modèle de régularisation des charges locatives

Vous pouvez aussi consulter notre page consacrée à l'outil de gestion locative, qui intègre également le module de régularisation des charges.

 

6. Adresser au locataire le décompte de régularisation avec le maximum de détails. Votre locataire dispose alors d’un mois pour exercer son droit de contrôle, sachant qu’il dispose d’un droit d’accès aux justificatifs.

 

* Charges récupérables.

** Les tantièmes généraux sont utilisés pour calculer le pourcentage de droit de vote aux assemblées générales, tandis que les tantièmes spéciaux sont utilisés pour calculer la quote-part des charges de copropriété.